Privacybeleid

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over uw persoonsgegevens kan u ons bereiken via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn om onze diensten te leveren of om met u te communiceren. Concreet gaat het om:

Gegevens die u zelf bezorgt

• Contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer.
• Inhoud van uw bericht: wanneer u ons contacteert via e-mail, formulier of telefonisch.
• Boekingsgegevens: datum, tijdstip en doel van een gepland gesprek (via Cal.com).
• Inschrijving nieuwsbrief: uw e-mailadres en eventueel uw naam wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief.
• Dossiergegevens: indien u klant bent — facturen, bankafschriften, bonnen, boekhoudkundige stukken en gerelateerde administratieve documenten die u ons aanlevert in het kader van uw opdracht.

Gegevens die wij automatisch verzamelen

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's, verwijzende site.
• Cookies: zie ons cookiebeleid voor details.

3. Doel en rechtsgrondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

Wij gebruiken uw gegevens nooit voor andere doelen dan waarvoor ze zijn verzameld, tenzij u daar uitdrukkelijk mee instemt of we daartoe wettelijk verplicht zijn.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij verzameld werden:

• Contactgegevens van prospecten: maximaal 3 jaar na laatste contact.
• Klantdossiers en boekhoudkundige documenten: 7 jaar, conform de Belgische wettelijke bewaarplicht (art. III.86 Wetboek van economisch recht).
• Nieuwsbriefinschrijvingen: zolang u ingeschreven bent. U kan zich op elk moment uitschrijven via de link in elke nieuwsbrief.
• Boekingsgegevens (Cal.com): zo lang nodig om de afspraak op te volgen, en daarna in onze administratie volgens bovenstaande termijnen.
• Website-loggegevens: maximaal 12 maanden.

5. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit en delen ze enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Verwerkers (sub-processors)

Wij doen beroep op de volgende externe dienstverleners, die uw gegevens enkel in onze naam en volgens onze instructies verwerken:

• MailerLite (Ierland/Litouwen) — beheer van onze nieuwsbrief en inschrijvingen.
• Cal.com (Verenigde Staten / EU) — online afspraakplanning.
• Google Workspace — e-mail, agenda en documentopslag.
• Boekhoudsoftware leveranciers (Yuki, Octopus, Silverfin, Exact, Adsolut, Odoo, Expert-M, Billit, Billtobox, Teamleader, Winbooks, Briljant, Microsoft Dynamics 365 BC of andere die u gebruikt) — voor de feitelijke administratieve verwerking in uw eigen software-omgeving.
• Hostingleverancier en IT-dienstverleners — voor het technisch beheer van onze infrastructuur.

Met elke verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten conform art. 28 AVG.

Erkende kantoren en partners

Indien u onze diensten gebruikt in het kader van een samenwerking met een erkend accountantskantoor (zoals een ITAA-gecertificeerde accountant of fiscalist), kunnen uw dossiergegevens worden gedeeld met dit kantoor om de continuïteit en de wettelijke conformiteit van uw boekhouding te waarborgen.

Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen verplicht zijn uw gegevens te delen met bevoegde overheidsinstanties (zoals de FOD Financiën, de FOD Justitie, sociale zekerheid) wanneer dit wettelijk vereist is.

6. Internationale doorgifte

De meeste van onze verwerkers zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor diensten waarbij gegevens mogelijks buiten de EER worden verwerkt (zoals Cal.com of Google), zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking. Onder andere:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS).
• Toegangsbeperking op basis van rol en noodzakelijkheid (need-to-know).
• Sterke wachtwoordpolicy en tweefactorauthenticatie waar mogelijk.
• Regelmatige back-ups en update van software.
• Vertrouwelijkheidsverklaringen (NDA) met alle medewerkers en partners.

Mocht er onverhoopt toch een datalek optreden waarbij uw rechten en vrijheden ernstig in het gedrang komen, dan stellen wij u daarvan op de hoogte en melden wij dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur.

8. Uw rechten

Conform de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kan opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op wissing ("recht om vergeten te worden"): verwijdering van uw gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn.
• Recht op beperking: tijdelijk stopzetten van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om uw toestemming in te trekken: bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief — uitschrijven kan via elke nieuwsbrief of via een e-mail naar info@fincobeheer.be.

Om deze rechten uit te oefenen, stuurt u ons een e-mail naar info@fincobeheer.be. Wij reageren binnen 30 dagen. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij om een kopie van uw identiteitskaart vragen (met de pasfoto en het rijksregisternummer afgeschermd).

9. Cookies

Wij maken gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën op onze website. Een volledige beschrijving vindt u in ons cookiebeleid.

10. Klachten en contact

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@fincobeheer.be. Wij gaan graag in dialoog om eventuele bezorgdheden op te lossen.

U heeft ook steeds het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

11. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wettelijke evoluties of wijzigingen in onze diensten te weerspiegelen. De laatste versiedatum bovenaan deze pagina is steeds van toepassing. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij onze klanten en abonnees per e-mail op de hoogte.